POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Dar a conocer a todos nuestros empleados, clientes, proveedores, accionistas y en general todos los agentes que interfieren en el desarrollo del negocio las políticas de tratamiento de datos, garantizando el derecho que tienen para conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas y que repose en las Bases de Datos o archivos de Marketing Tools S.A., (en adelante “MARKETING TOOLS S.A.S*)”, en cumplimiento de los derechos, libertados y garantías constitucionales a que se refieren los artículo 15 y 20 de la Constitución Política de 1991 y las leyes 1581 de 2012, decreto reglamentario 1377 de 2013 y decreto 1074 de 2015.
Esta política aplica a accionistas, clientes, candidatos en proceso de selección, trabajadores, funcionarios de las filiales nacionales y extranjeras, socios comerciales, contratistas, hijos de los trabajadores y/o funcionarios, proveedores de servicios y en general terceros que tengan relación directa o indirecta con MARKETING TOOLS S.A.S. Aplica a todas las bases de datos y archivos de información personal que estén en poder de MARKETING TOOLS S.A.S* y que se encuentren dentro del marco contextual de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 13773 de 2013 y las demás normas que lo modifiquen o reglamenten.
POLÍTICAS PRIVACIDAD DE
MARKETING TOOLS AGENCY S.A.S.
En el tratamiento de los datos personales, Marketing Tools S.A.S aplicará los principios que se definen a continuación, los cuales conforman las reglas a seguir en cuanto al manejo, uso, tratamiento, transferencia, almacenamiento e intercambio, de datos personales:
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MARKETING TOOLS S.A.S, en calidad de responsable del tratamiento de datos personales y con el fin de ejecutar adecuadamente sus actividades comerciales y fortalecer las relaciones con terceros, recopila, almacena, utiliza, circula, transmite, transfiere, actualiza, rectifica y suprime datos personales, incluyendo datos sensibles, correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, trabajadores, clientes, proveedores, distribuidores, accionistas, acreedores y deudores.
Igualmente, MARKETING TOOLS S.A.S* protege la privacidad de los datos sensibles de los titulares de la información., entendiendo estos como aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
5.1. Tratamiento de Datos.
De acuerdo con los límites establecidos por la ley, MARKETING TOOLS S.A.S* deberá tener en cuenta:
5.1.1. El titular de los datos otorgue su autorización expresa para realizar el tratamiento de los mismos, salvo, en los casos que por ley no sea requerida dicha autorización.
5.1.2. El tratamiento sea ineludible, a fin de velar por el interés vital del titular de los datos cuando éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
5.1.3 El tratamiento se efectúe en razón de actividades legítimas y con las respectivas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otra entidad sin ánimo de lucro, que tenga finalidad política, filosófica, religiosa o sindical, siempre y cuando solamente hagan referencia a sus miembros o a las personas que mantengan contacto regular por razón de la finalidad. En este caso, los datos sólo se pueden enviar a terceros con autorización del titular.
5.1.4 En caso de solicitud por parte de entidades públicas los datos sean
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necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
5.1.5 Implementar las medidas necesarias cuando el tratamiento de datos tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
5.2. Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes.
El tratamiento de este tipo de datos personales requiere de un especial respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
El uso de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes queda prohibido en la Compañía salvo cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los parámetros y requisitos de responder y respetar los derechos fundamentales y el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
En virtud de lo anterior y en caso de que Marketing Tools S.A.S llegare a tratar datos personales de niños, niñas y adolescentes, incluidos datos sensibles, deberá contar con autorización expresa de sus padres o representantes legales.
En el evento en el que un menor suministre sus datos sin presencia de sus padres, Marketing Tools S.A.S utilizará la información recaudada del menor para contactar al padre o tutor para obtener la respectiva autorización de éste. Si no es posible contactarlo dentro de 5 días hábiles o no se obtiene la autorización por parte del padre o del tutor, Marketing Tools S.A.S procederá a eliminar la información del menor de las bases de datos de la compañía.
Se establecen los siguientes fines para el tratamiento de la información personal según el perfil y/o rol.
6.1. Generales
MARKETING TOOLS S.A.S*
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6.2. Específicas
MARKETING TOOLS S.A.S* en todo tratamiento de datos personales será respetuosa de los derechos de los titulares. Para efectos de la presente política, el titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
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7.1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado con las normas que reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen.
7.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a MARKETING TOOLS S.A.S* salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
7.3. Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud del titular, respecto del uso dado a sus datos personales. 7.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones, según lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen, modifiquen, supriman o deroguen.
7.5. Revocar en cualquier momento la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio determine que, en el proceso de Tratamiento de la información, MARKETING TOOLS S.A.S* ha incurrido en conductas contrarias a ley y a la Constitución.
7.6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que voluntariamente decidió compartir con MARKETING TOOLS S.A.S*, que hayan sido objeto de tratamiento.
De acuerdo con el objeto de esta declaración el titular, en relación con sus datos personales no públicos, tiene derecho al conocimiento, acceso, rectificación, actualización, revocatoria y/o supresión de sus datos personales.
MARKETING TOOLS S.A.S* podrá negar el acceso total o parcial a los datos personales o la realización de la rectificación, cancelación u oposición al tratamiento de los datos personales, en el evento en que el solicitante no sea el titular o su representante debidamente acreditado; cuando se lesionen los derechos de un tercero; cuando la rectificación haya sido previamente realizada, cuando no se encuentren datos personales del solicitante en las bases de datos de la sociedad; cuando exista impedimento legal o resolución de una autoridad. Conforme a lo establecido en el artículo 9 del Decreto 1377 de 2013, la sociedad no estará obligada a suprimir los datos personales ni a acceder a la solicitud de revocatoria de la autorización cuando se cumplan los presupuestos allí establecidos.
Todo tratamiento que MARKETING TOOLS S.A.S* haga de información personal requiere la autorización previa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. La autorización no será
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necesaria en las excepciones previstas en la ley, a manera enunciativa y sin perjuicio de las normas modifiquen, adicionen o complementen, la autorización no será necesaria en los siguientes casos:
9.1. Deber de informar al titular
El responsable del tratamiento, al momento de solicitar al titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:
9.2. Personas a quienes se les puede suministrar la información
La compañía podrá suministrar la información a las siguientes personas:
10.1. Obligaciones de MARKETING TOOLS S.A.S*
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10.2. Deberes de los responsables y encargados del tratamiento de la información.
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o Política de seguridad de Base de Datos y o Política de Seguridad de la Información.
PARáGRAFO. – En caso de que cualquier trabajador o directivo de Marketing Tools S.A.S, incumpla con las obligaciones señaladas en la presente Política, Marketing Tools S.A.S podrá iniciar las sanciones civiles, disciplinarias o penales correspondientes en contra del infractor.
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11.1. Área Competente.
MARKETING TOOLS S.A.S* atenderá todas las peticiones, consultas y/o reclamos del titular de la información, relacionadas con los derechos establecidos en la ley para conocer, actualizar, rectificar y suprimir o revocar la autorización que había otorgado a MARKETING TOOLS S.A.S* frente a sus datos personales, las áreas responsables en la compañía para dar atención son:
11.2. Procedimiento para el ejercicio de los derechos del titular de la información
Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en la base de datos de la Compañía, solicitar corrección, actualización o supresión o reclamo. Sus derechos podrán ser ejercidos a través de:
11.3. Término para obtención de respuesta
Luego de recibida la solicitud por los medios establecidos, MARKETING TOOLS S.A.S* tendrá diez (10) días hábiles (Desde la recepción del requerimiento) para dar contestación al titular de la información que allegue solicitud alguna a la compañía. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado el motivo de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
MARKETING TOOLS S.A.S*, en aplicación al principio de seguridad en el tratamiento de datos personales, proporcionará las medidas administrativas y tecnológicas que sean necesarias para proveer seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. MARKETING TOOLS S.A.S* no garantiza la seguridad total de su información ni se hace responsable por cualquier consecuencia de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la base de datos o a los archivos en los que reposan los datos personales objeto de tratamiento.
Marketing Tools S.A.S podrá entregar los datos personales a terceros no vinculados a la entidad cuando:
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En todo caso, cuando MARKETING TOOLS S.A.S* desee enviar o transmitir datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, establecerá cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el que, entre otros, se pacte lo siguiente:
MARKETING TOOLS S.A.S* no solicitará la autorización cuando la transferencia internacional de datos se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la ley y sus decretos reglamentarios.
La Política de Tratamiento de datos personales, rige a partir del 22 de junio de 2017 y estará bajo lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes que lo modifiquen o reformen. Igualmente, la vigencia de esta política estará sometida a la finalidad del tratamiento de los datos personales Compañía.
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